Setiap orang tentu ingin mengerjakan tugas dengan sebaik-baiknya. Untuk membantu mengingatkan dan memantau penyelesaian pekerjaan tersebut, umumnya orang menyusun rencana kerjanya dalam agenda kerja.
Dengan agenda kerja yang terencana dan terarah, pekerjaan akan lebih mudah dijalankan dan bisa dipantau perkembangannya dengan baik. Kita bisa menata penyelesaian tugas berdasarkan prioritas sesuai tingkat urgensinya (mendesak, tidak mendesak) dan tingkat kepentingannya (penting, tidak penting). Sayangnya, tak semua orang sadar mengenai perlunya menyusun agenda kerja, sehingga dalam bekerja mereka tak punya prioritas, acak-acakan dan penuh improvisasi sehingga hasilnya tak optimal dan target yang ditetapkan pun tak tercapai.






Dalam bukunya What Effective General Managers Really Do (Harvard Business School Press, 1999), John P. Kotter, guru besar Harvard Business School, menandaskan tantangan utama seorang General Manager (GM) adalah memutuskan apa yang harus dilakukan berdasarkan sejumlah informasi yang sangat beragam, serta menyelesaikan apa yang telah diputuskan tadi dengan menggunakan sejumlah atau sekelompok orang yang di bawah kendalinya, langsung maupun tak langsung.

Menurut Kotter, pada 6 bulan pertama ketika seorang GM menempati pos barunya, ia harus menyisihkan banyak waktu untuk menyusun rencana kerjanya. Rencana ini meliputi masalah keuangan, produk dan pasar, serta organisasi, lengkap dengan tujuan, prioritas, strategi, dan rencana pengembangan bisnis ke depan.

Kotter menyarankan agar rencana kerja ini dikelompokkan menjadi tiga: jangka pendek (0-1 tahun), jangka menengah (1-5 tahun) dan jangka panjang (5-20 tahun).
Selain menyusun rencana kerja, GM perlu mengembangkan jaringan kerja yang kooperatif dengan orang-orang di sekelilingnya. Ada banyak cara dan metode yang bisa digunakan untuk mengembangkan jaringan kerja.

Pertama, libatkan pihak-pihak terkait di jajaran Anda dalam mempelajari dan menyusun rencana kerja yang Anda susun. Langkah ini akan memudahkan Anda mengimplementasi agenda kerja Anda, lebih-lebih pada bisnis yang kompleks dan besar. Kembangkan kemampuan dan berdayakan para eksekutif, sehingga Anda lebih banyak memiliki waktu untuk memikirkan hal-hal yang strategis dan menjalin hubungan dengan mitra bisnis.

Kedua, ikuti pelatihan-pelatihan manajemen, SDM maupun pengembangan kepribadian. Selain bermanfaat untuk menyerap pengetahuan dan perkembangan pendekatan/ilmu yang terbaru, Anda juga bisa membangun jejaring yang dibutuhkan untuk mengembangkan bisnis.

Ketiga, sebagai GM baru, Anda harus cepat dan efektif menjalankan tugas keseharian. Untuk itu, himpunlah informasi dari seluruh pihak terkait, pastikan hubungan kerja Anda sesuai tanggung jawab yang harus dijalankan masing-masing, dan kembangkan dukungan masing-masing bagian bagi kemajuan perusahaan.

Keempat, susunlah sistem perencanaan yang baik, sehingga bisa membantu Anda mengembangkan agenda yang baik dan jaringan kerja yang kuat untuk melaksanakan rencana yang telah diputuskan. Dengan demikian Anda lebih berkonsentrasi memikirkan hal-hal strategis, seperti memperhatikan masalah keuangan, pengembangan produk dan pasar, maupun organisasi.

Berikut beberapa tip menjadi GM sukses.

1. Luangkanlah waktu bersama orang lain. Kebanyakan GM sukses hanya menghabiskan 25% waktunya untuk bekerja sendirian, baik di rumah, di pesawat atau selama perjalanan. Hanya sedikit yang menggunakan kurang dari 70% waktunya untuk bertemu orang lain, kebanyakan malah menghabiskan 90% jam kerjanya untuk hal ini.

2. Bergaullah dengan banyak pihak terkait, bukan sekadar bawahan atau atasan langsung.

3. Milikilah wawasan luas. Untuk menjalin relasi, Anda harus memiliki wawasan dan minat yang luas, sehingga pembicaraan Anda tak semata berkutat pada perencanaan, strategi bisnis, membangun staf, atau hal-hal khusus yang menjadi minat manajemen puncak. Kuasai pula hal-hal pokok di luar bidang industri Anda, karena bisa jadi secara tak langsung akan menunjang bisnis Anda.

4. Gemar bertanya. Ketimbang sibuk menceritakan apa yang telah Anda lakukan, lebih baik manfaatkan waktu untuk lebih banyak bertanya. Dengan demikian, Anda akan menghimpun jauh lebih banyak informasi yang mungkin sangat berguna untuk mengembangkan bisnis.

5. Jangan mengambil keputusan-keputusan besar selama pembicaraan berlangsung. Lebih baik renungkan lagi, atau diskusikan lagi bersama staf atau atasan Anda sebelum mengambil keputusan akhir.

6. Jangan tampil terlalu serius. Selipkan juga humor dan canda seputar organisasi atau industri, bahkan hal-hal yang tak langsung berhubungan dengan pekerjaan (hobi, keluarga, dll.) untuk mengendurkan suasana dan menjalin keakraban.

7. Untuk membangun jejaring atau membina lobi, ada baiknya menghadiri pertemuan informal meski tak langsung berhubungan dengan bisnis atau organisasi Anda. Namun, usahakan jangan sampai banyak menyita waktu Anda.

8. Hindarilah memberikan perintah langsung pada pertemuan-pertemuan informal yang dimaksudkan untuk membangun jejaring.

9. Hindarilah mendikte orang untuk melakukan sesuatu pekerjaan. Sebaliknya, gunakanlah bujukan, permintaan, saran, mempengaruhi, meyakinkan, dan -- kalau perlu -- mengintimidasi, agar orang melakukan apa yang kita inginkan.

10. Tanggap terhadap inisiatif orang lain. Meski memiliki jadwal acara atau rapat yang padat, GM harus tanggap terhadap usulan, gagasan, atau inisiatif yang tak secara resmi diagendakan. Sering kali hal-hal yang di luar agenda justru menyumbangkan hasil yang tak terduga.

11. Bahaslah masalah secara singkat dan cepat. Tak perlu bertele-tele mengupas suatu masalah, sehingga Anda bisa membagi waktu untuk berbagai topik atau masalah lain yang juga membutuhkan perhatian.

12. Mendedikasikan diri kepada pekerjaan. Kebanyakan GM sukses menghabiskan waktu lebih dari 60 jam/minggu. Mereka juga harus selalu siap bila sewaktu-waktu dibutuhkan untuk menyolusi permasalahan yang timbul.

Henni T. Soelaeman